香港擔保公司合規及維護指引
如非另有說明，本報價所述香港公司，特指根據香港《公司條例》（香港法律第622章）註冊成立之無股本擔保有限公司。
當一家擔保公司於香港註冊成立後，公司必須根據香港《公司條例》之規定，常年備有一個香港地址作為其註冊辦事處地址，委任一名香港居民或香港公司出任其公司秘書，每年召開一次股東周年大會及提供周年申報表，編制財務報表及聘請會計師審計其年度財務報表等。另外，根據香港《稅務條例》，公司應按時更新其商業登記證，在稅務局指定期限內提交所得稅申報表及其佐證文件，例如經審計之財務報表，以及提交僱主申報表等其他各項文件。
本文旨在簡要介紹香港擔保公司註冊成立後的各項申報及維護責任及相關費用，一共為分為五個章節進行概述。第一節講述香港公司的合規及維護責任，分為法定周年申報責任及其他非常規申報責任。公司在存續期間必須履行的基本申報責任為常年的法定周年申報責任，與公司登記資料發生變更無關，例如僱主申報表及所得稅申報表等；除此以外，當公司的登記資料發生變動才會產生的責任屬於其他非常規申報責任，例如申報公司名稱變更、地址變更、股份變動等等。
第二節及第三節簡單介紹了以慈善為目的的擔保公司申請稅務條例第88條的豁免繳納利得稅的證明及豁免在公司名稱使用「有限公司」字眼的申請事宜。
第四節介紹本所維護一家香港公司必要的最低費用。本文所列維護費用屬於估算金額，僅供本事務所現有及潛在客戶參考，最終費用根據實際情況而定。第五節介紹香港公司聘請僱員相關的薪資處理及申報責任，本所提供薪資及僱主申報的服務及費用。
如果啟源是您香港公司的公司秘書，那麼每年在公司成立周年日的兩個月之前，本所將以電郵方式向您發出年審通知書以及本所的年審服務費用賬單，以便您安排支付貴司之年審費用。本所的年審費用包含註冊地址、公司秘書、商業登記費等基本年審項目的費用，即本文第四節表格2 – 香港擔保公司合規及維護費用中所列之基本維護費用部分。本所會於通知里註明年審費用支付期限，務必請您在期限之前支付本所的年審費用，以便本所及時安排各項年審事宜。如果本所沒有在指定期限之前收到服務費用，因此導致逾期年審而產生罰款，本所對此不承擔任何責任。
一、 香港擔保公司基本合規及維護責任
- 公司秘書及註冊地址
根據香港《公司條例》之規定，每家於香港註冊成立的公司都必須備有一個香港地址作為公司的註冊辦事處地址，以用作法律文書的送達。郵政信箱不能作為公司的註冊地址。如果公司的註冊地址發生變動，公司應在變動發生後的14天內，以指定表格通知公司註冊處。
另外，每家香港公司都必須委任一名香港居民或一家香港公司出任其公司秘書，向公司註冊處呈報法定申報表，編制及保管公司會議記錄冊及各項法定登記冊。 如果公司秘書或其登記資料發生變動，公司需要在變動發生後的14天內，以指定表格通知公司註冊處。
- 指定代表
自2018年3月1日起，所有於香港註冊成立之公司都必須委任一名合資格的香港居民（公司成員、董事或僱員）、【信託或公司服務持牌人】、香港會計專業人士或法律專業人士作為其指定代表。指定代表的責任包括更新及備存重要控制人登記冊及為香港的執法部門就重要控制人登記冊事宜提供協助。
啟源會計事務所有限公司是香港會計師公會註冊的執業會計師團體，屬於註冊處指定的香港會計計專業會士，啟源其他關聯公司亦獲得香港註冊處認可之【公司服務持牌人】資格。啟源作為合資格的法定專業人士，可以出任您的香港公司的指定代表，幷提供專業服務。本所的此項服務按年收費，到期可以申請續期。
- 周年申報表
所有在香港註冊成立之擔保公司，都必須於每年的申報日期後的42天之內，向香港公司註冊處提交一份周年申報表。擔保公司的申報日期是公司會計年度結束後的九個月。周年申報表的目的是向公司註冊處申報公司過去一年關於註冊資料的各項變更，以便公眾可以得知公司的最新註冊資料。
在提交周年申報表的同時，公司應該向公司註冊處繳納港幣105元的法定登記費。
在提交周年申報表的同時，擔保公司應該提交一份完整的經審計的財務報告。一份完整的財務報告包括董事會報告、審計師報告、資產負債表及損益帳等。
如果公司沒有按時提交周年申報表，則需要支付額外的逾期提交申報表登記費。下表是香港私人有限公司逾期提交周年申報的登記費：
表1-香港擔保公司逾期提交周年申報的登記費
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編號
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如果周年申報表於下述時間提交
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登記費（港元）
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1
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成立周年日後多於42日但少於3個月
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870
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2
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成立周年日後多於3個月但少於6個月
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1,740
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3
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成立周年日後多於3個月但少於6個月
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2,610
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4
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成立周年日後多於9個月
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3,480
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除了以上所列之最高限額登記費，逾期提交周年申報表還可能會遭受檢控。一旦罪名成立，則需要額外支付法院所訂定之罰款。逾期提交周年申報表的最高罰則是處以港幣50,000元的固定金額及每逾期一天港幣700元的罰款。
- 商業登記證
香港公司於辦理登記註冊時，必須同時申領商業登記證。商業登記證也是公司的稅務登記證，商業登記證的號碼亦為公司的稅務登記編號（稅務身份號碼，TIN）。香港公司可以選擇申請有效期為期一年或三年的商業登記證。
公司必須每年更新商業登記證，並繳納指定金額的商業登記費，除非公司所申領的是三年有效期的登記證。公司可以在現有商業登記證到期前後的一個月之內更換商業登記證。
目前，一年有效期的商業登記證的登記費是港幣2,250元，三年期有效之商業登記證的的登記費則為港幣5,950元。逾期更新商業登記證會被處以港幣300元之罰款，及同時可能會被檢控而被法院判罰更高金額之罰款。
- 財務報告及記錄
所有香港擔保公司都必須根據《公司條例》規定，按照香港會計師公會發佈的《香港財務報告準則》或《香港中小企財務報告準則》編制其年度財務報告，並呈報給股東大會審閱。前述年度財務報告包括董事會報告、審計師報告、財務狀況表、利潤表、現金流量表及注釋等。如果公司是最終控股公司，還必須編制綜合財務報告。
公司的會計帳冊必須存放在公司的註冊辦事處或董事認可的其他地方。如賬冊等資料存放在海外，則有關會計資料必須最少每隔六個月整理及送返香港查閱。
每一年度的會計帳冊記錄及有關檔案，必須保存最少七年。
- 財務報表之法定審計
香港《公司條例》規定擔保公司必須聘請在香港執業的獨立審計師，獨立審計師之職責為在其任內呈交公司股東大會審閱之會計賬目中，作出報告聲明是否認為該公司已提供公平真實的資產負債表及盈虧帳。 簡而言之，審計師的責任是對公司的年度財務報告作出審計，並對財務報表是否根據公司條例及香港財務報告準則編制出具審計師意見。
根據《公司條例》之規定，不論公司是否有業務，公司都應該編制財務報告及安排審計師審計其年度財務報告。
擔保公司必須每年體檢經審計的財務報告予公司註冊處存檔，公眾可查閱該等財務報表。
- 所得稅申報表
每年4月1日，香港稅務局會向所有相關公司（註冊成立不足18個月之公司除外）發出利得稅（所得稅）報稅表，並要求有關人士在通知書所列明的期限內，把填妥的報稅表交回稅務局。所得稅申報表的目的是向稅務局申報公司的經營情況，以便稅務局評估公司之應納所得稅。
在提交所得稅申報的同時，公司應該夾附一份經審計的財務報告及一份應納稅額（或稅後虧損）計算表，作為所得稅申報表的說明文件。如果公司的年營業額少於港幣200萬元，則無需提交經審計的財務報表。儘管如此，公司仍應聘請會計師審計其年度財務報表及出具審計意見，以備稅務局在其認為有需要時查閱。
一般而言，稅務局是會給納稅人一個月的時間填報及遞交報稅表。若個別納稅人士有合理的理由，可申請延長申報期限，但能否獲得延期最終由稅務局決定。
如果公司沒有按報稅表上所註明的申報日期前提交完整的所得稅申報表，會被稅務局處以港幣1,200元的罰款，並應於罰款單上所列示的指定日期之前提交所得稅申報表，如果公司仍然沒有在該指定日期之前提交所得稅申報表，則可能會被稅務局轉介法院遭受檢控及被法院處以更高金額之罰款。
另外，在逾期呈交報稅表的情況下，稅務局長可根據其個人判斷向有需要課稅的公司作出估計評稅。如果公司沒有在一個月之內提出有效反對（即必須在提交反對通知的時候同時提交佐證文件），則該估計評稅即屬最終及最後的應納稅金額。並且，若最終的應課稅利潤高過估計之利潤，稅務局會就該差額作出補充評稅。
- 僱主申報表
香港稅務局一般於每個財政年度的第一個工作日，即每年4月份的第一個工作日，向各僱主（有限公司、合夥公司、獨資公司）發出上一個財務年度的薪俸稅之僱主填報的薪酬及退休金報稅表，簡稱僱主申報表。僱主須於該申報表發出後的1個月內將表格填妥及交回稅務局。僱主申報表的目的是讓僱主向稅務局申報在上一個財務年度其支付給僱員的所有工資及津貼的相關數據，以便稅務局根據該數據向僱員發出個人所得稅申報表。
僱主申報表包含兩份表格，分別為BIR56A及BIR56B。根據規定，不論是否有聘請僱員，公司都需要填寫及申報BIR56A，如公司聘請了僱員，則應就每名員工填寫申報一份BIR56B。
如果僱主逾期提交僱主申報表，可能會被稅務局處以港幣3,000元之罰款。
此外，根據香港《稅務條例》，公司除應按期提交僱主申報表以外，如果有新僱員入職，或有僱員離職或擬長期離開香港，公司有責任在相關申報期限前通知稅務局並申報該等僱員之個人資料。
- 薪資及強積金
作為僱主，香港公司有責任為其工作滿60天、年齡介於18歲至65歲的僱員安排參加強制性公積金（強積金）供款計劃。公司可以選擇一個或多個由持牌信託公司管理的強積金計劃，然後安排僱員參與該等計劃。
強積金供款金額以僱員有關收入的10%計算，僱主及僱員各負擔5%。不過，法律對計算供款的收入基數作出了具體的規定，目前供款的收入基數上下限範圍為港幣7,100元至港幣25,000元。如果僱員的月收入低於港幣7,100元，則僱員無需供款，而僱主仍然需要按僱員有關收入的5%為僱員供款；如果僱員的月收入高於港幣25,000元，則超出部份公司和僱員均無需供款。
- 周年股東大會
所有在香港擔保公司必須每年召開一次股東周年大會。周年股東大會必須在其會計參照期結束後的九個月之內召開，兩次股東周年大會的間隔時間不得超過十五個月。如果首個會計年度多於十二個月，則首次股東周年大會必須在周年紀念日後的九個月之內或會計參照期結束後的三個月之內召開，以較遲者為準。
如果有下述情況，公司可以不召開周年股東大會：
（1） 需要於周年股東大會處理之業務已經由書面決議案處理，並且應於周年股東大會審議之文件（包括賬目或記錄等）全部已經提供給所有有權出席周年股東大會之股東；
（2） 公司只有一個成員（股東）；
（3） 公司已經書面決議案決定不召開周年股東大會；
（4） 公司屬於睡眠公司。
召開周年股東大會的通告，必須於會議召開前二十一日派予每一位成員，但若得到所有有投票權的股東同意，少於二十一日的通告亦可獲得認可。
- 重要控制人名冊
自2018年3月1日起，於香港成立的公司須識別對其有重大控制權的人 (「 重要控制人 」)，並須備存重要控制人登記冊，供執法人員在提出要求後查閱。同時，每間公司需指定一位人士出任公司代表（詳見前述第2項），以向執法人員提供協助解答有關重要控制人登記冊事宜。
公司若沒有履行責任，即屬刑事罪行，公司及每名負責人可被處港幣25,000元罰款，如情況適用，令每日各處罰款港幣700元。對於填寫內容確保真實，虛假陳述即屬犯罪，一經定罪，可處罰港幣100,000-300,000元及監禁6個月至2年。
- 其他合規責任
除了前述的合規及維護責任，每家於香港註冊成立的公司還需要：
（1） 於指定時間內就董事或其資料發生變更向公司註冊處作出申報；
（2） 於指定時間內就公司增加或減少股本向公司註冊處作出申報；
（3） 及時更新其股東名冊、董事名冊、秘書名冊及股份轉讓登記冊等法定記錄冊；
（4） 及時更新及備存重要控制人名冊(上市公司除外)；
（5） 妥善備存會議記錄及財務記錄。
二、 免稅申請
《稅務條例》第88條，俗稱 88牌，又稱為慈善團體，是香港稅務局根據有關條例而向慈善團體確認免稅地位的規範。若果擔保公司從其所經營的業務所得到的利潤只作慈善用途，即是股東或管理人不能提取機構利潤作收入，而大部分的利潤需要在香港以內的地方使用，確保是回饋香港社會及保護公眾利益（Public Interest），則公司可以向稅務局申請以取得免稅牌照。
申請時，公司需要一拼過向稅務局提交草擬的公司組織章程細則和未來12個月的活動計畫，及一封正規申請函（Application Letter），裏面應說明申請S.88牌照的詳細原因、機構的背景及目的。
一般情況下，稅務局需要大概3-4個月的時間處理一個申請。稅務局在審閱申請文件後，通常會發出信函予公司，就申請提出建議修改的內容，例如會要求公司對組織章程內容，尤其是宗旨條款之用字進行修改，並提供其認為合適的用詞供公司參考，也會列出額外所需的資料及文件，例如預計開始營運的日期及解釋為何是這個日子、營運地址、管理成員或董事的中英文名字等。
需要留意的是，有興趣人士可以先行申請S. 88免稅，然後再組建及註冊擔保公司。
三、 豁免使用「有限公司」
香港擔保公司可申請於公司名稱略去 "有限公司" 字句。但公司之註冊宗旨目的必須為公會、
協會、宗教會社、申延擴展教育、扶助基金、公益信託及社會公益等等並獲認可慈善團體資格 (ACI)。
豁免使用「有限公司」的申請可以在辦理擔保公司註冊時一併申請，或者於公司成立之後提交申請。若於申請時同時辦理公司註冊，審批過程需時約 9-15 個月, 若是在公司註冊成立後提交申請，其過程一般約 6-9 個月。
香港公司註冊處在處理豁免使用「有限公司」之申請時，其考慮的因素包括 :-
- 該公司組織團體之財政狀況;
- 除得到相關政府部門批准外, 不可更改章程; 及
- 除得到相關政府部門批准外, 不可投資於子公司或關聯公司。
四、 合規維護費用
本文前三節簡要介紹了一家香港擔保公司註冊成立及存續期間的各項合規及維護責任，例如更新商業登記、提交周年申報表、編制財務報告、聘請審計師審計其年度財務報表及提交所得稅申報表等，以及以慈善為目的的擔保公司申請免稅及豁免使用「有限公司」的條件等。本節將進一步介紹履行前述合規及維護責任的相關費用及成本。
香港擔保公司之申報及維護責任可以劃分為法定周年申報責任及其他非常規申報責任，相對應的，公司年度維護費用也將分為法定基本維護費用之固定費用和非常規維護之非固定費用。法定維護費用是基於公司條例之要求，一家公司在存續期間所花費的基本固定費用，一般不會隨着公司的業務性質改變或者交易額/交易量的變動而發生改變。而非常規維護費用，會因應公司的實際經營情況而可能隨之發生相應改變。
下表所列基本維護費用、財務審計稅務申報服務費用是公司註冊後第二年起每年的預計費用。會計費用則在公司註冊成立後即可能產生。下表所列費用僅供參考，尤其是會計和審計服務費用，會根據公司的業務性質、交易量和交易額等因素而變動。實際費用可能會教預估金額為高。
表格2 – 香港公司合規及維護費用
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編號
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項目
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金額（港幣）
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備註
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法定基本維護費用（固定費用）
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1
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商業登記費
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0/年
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1
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2
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周年申報表登記費
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105/年
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3
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公司秘書
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3,400/年
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2
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4
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註冊地址
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2,600/年
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3
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5
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編制周年股東大會文件
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1,200/年
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4
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6
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出任公司指定代表
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1,200/年
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小計：
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8,505
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會計、審計及稅務（非固定費用）
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7
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稅務條例第88條免稅申請
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9,600
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5
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8
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免包含「有限公司」字眼申請
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12,500
|
6
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9
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會計服務費
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2,000+
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7
|
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10
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財務報表法定審計費
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8,000+
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8
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11
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利得稅計算及申報服務費
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3,000+
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9
|
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12
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僱主申報表填寫及申報服務費
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800+
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10
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小計：
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13,800 起
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備註：
- 現時，一年有效期之商業登記證的登記費為港幣2,250元，三年有效期的商業登記證則是港幣5,950元。因應經濟狀況，香港政府有可能對2021/2022年度的商業登記費作出寬免，公司只需要繳納徵費港幣250元。獲得稅務局發出的S. 88 免稅的擔保公司無需繳納此項費用。
- 啟源的公司秘書服務費包括以下服務：
（1） 提供為期一年之代理公司秘書服務；
（2） 辦理註冊地址或營業地址變更，如有；
（3） 編制股東大會會議記錄及董事會會議記錄各一份；
（4） 備存各項法定記錄冊；
（5） 編制及提交周年申報表。
- 本所之註冊地址費用包含以下服務：
（1） 提供一個位於香港的商業地址作為客戶的香港公司之註冊地址；
（2） 代收及轉寄該香港公司的開戶銀行及香港政府之信件。
- 本所提供周年股東大會之文件編制服務之收費，僅適用於公司不召開周年股東大會情況下編制相關文件之服務。
- 本所提供會計記賬服務之費用會因應交易量及賬目的清晰程度而浮動。交易量根據銷售賬單、購貨賬單、支票、銀行匯款、銀行收款等數目計算的。交易量越多，或者賬目越複雜，或者賬單很雜亂，則代表我們進行賬務處理所花費的時間將會越多，費用也相應會越高。 本所可以根據客戶要求，提供按月、按季度或按年之賬目更新服務。本處所述費用乃是按月更新賬目，並且假設每個月只有不多於十個的交易量來估算的。
- 本所提供財務報表法定審計之費用一般是根據公司的營業額、業務性質及賬目的複雜程度而定。例如一家貿易公司，同時持有房地產及證劵，則其審計費用一般會比單純的貿易公司要高。收費表中所述之審計費用僅為估計金額，最終費用將根據實際情況報價。
- 啟源代表客戶的擔保公司辦理認可慈善機構（香港稅務條例第88條的免稅申請）的申請事宜，包括準備申請書，安排公司註冊證書和公司章程的核證副本以及與香港稅務局之間的溝通。申請《稅務條例》第88條免稅各需時約3至6個月。
- 如果公司的業務屬於非盈利性質，及取得上述第5點所述的認可慈善團體資格，則公司可以向香港公司註冊處提交申請，得以豁免於公司名稱使用「有限公司」一詞。如需要，啟源可以為您向香港股市註冊處提出申請。本所的服務具體包括準備申請書，安排收集及遞交所需文件以及與公司註冊處之間的溝通。申請豁免使用《有限公司》一詞需時約3至6個月。
- 本所提供利得稅計算及申報服務之費用只包含編制應付利得稅計算表、填寫及向稅務局提交利得稅申報表。
- 本所提供僱主申報表填寫及申報之費用，僅適用於公司沒有聘請員工的申報服務。如果公司聘請了僱員，則每名僱員須另加港幣800元之填寫及申報費用。例如，如果公司聘請2名員工，則該項目總費用為港幣2,400元，以此類推。 僱主的其他申報責任及本所之費用，請參閱本文第五節。
五、 薪資及僱主申報服務及費用
本所可以全面的薪資服務，服務項目及費用如下表所列：
表格3—薪資及僱主申報費用表
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編號
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項目
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費用（港元）
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1
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工資計算
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300 /月/人
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編制及發送工資單
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安排支付強制金供款
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安排自動轉賬支付工資
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2
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提交新聘請員工申報表 (BIR56E)（每名僱員）
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800/人
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3
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提交離職員工申報表 (BIR56F)（每名僱員）
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800/人
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|
4
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新聘請員工強積金登記（每名僱員）（注1）
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800/人
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5
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外籍僱員離職申報(BIR56G)（每名僱員）
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800/人
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6
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僱主申報表(BIR56A)（即使沒有員工）
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650
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7
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僱主申報表(BIR56B)（每名僱員）
|
800/人
|
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8
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編制及提交支付予非員工報酬申報表 (BIR6036A)（每名僱員）
|
800/人
|
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9
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編制及提交支付予非員工報酬申報表 (BIR56M)（每名僱員）
|
800/人
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10
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個人所得稅申報表（僱員自身責任）（注2）
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2,000/人
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備註：
- 僱員入職後，僱主即需要為其辦理參加強制金計劃。僱員在其入職後的兩個月內無需供款，但僱主仍需要為新入職僱員供款。
- 每年5月1日，稅務局會向所有個人納稅人發出個人所得稅申報表，僱員需要自行安排申報及繳納稅款。個人（薪資）所得稅的申報及繳納是僱員的責任，公司無需為其僱員申報個人所得稅或扣繳個人所得稅。 表格3—薪資及僱主申報費用表
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