日本公司的電子賬簿的保存方法
為了減輕納稅人保存國稅相關賬簿資料的負擔，日本當局頒佈了電子賬簿保存法，允許相關納稅人保存賬簿資料的電磁記錄，並鑑於國稅相關賬簿資料的正確的保存處理是申報納稅制度的基礎，為確保公平公正的課稅，對於保存電磁記錄這一行為設置了條件。
日本所得稅法及法人稅法規定，納稅人具有保存在交易中由交易對方發出、以及由己方交付予交易對方的發票、訂單等資料副本的義務，但在電子交易接收、發出發票或訂單時，納稅人容易忘記保存發票、訂單的原始電子記錄。針對這一問題，電子賬簿保存法規定了納稅人對電子交易中接收、發出的各類交易信息的保存義務。
現如今，隨着經濟社會的數碼化、企業內部管理的電子化進程的不斷加速，企業生產性及記賬水平的提升，國稅相關賬簿資料的電磁記錄的保存方法仍需要根本性的改革，未來電子賬簿保存法將繼續不斷更新。
本指引中，啓源將參照日本國稅廳的資料，簡要介紹日本公司的電子賬簿的保存方法，整理歸納不同種類賬簿的保存規定，提供給啓源的現有客戶及潛在客戶作參考。另外，本所可協助提供日本株式會社註冊服務，如有需要，可進一步聯繫本所專業顧問。
一、 國稅相關賬簿
根據日本的電子賬簿保存法，國稅相關賬簿包括日本所得稅法第232條規定的賬簿、法人稅法第150條規定的賬簿等具有設置、記賬、保存的法定義務的賬簿，以及酒稅法第46條規定的賬簿等在法條中僅具有記賬義務的賬簿。
實際中，即使對於法條中僅規定了記賬義務的賬簿，但記賬前必然需要先設置，並在記賬後直到正式決定或更正之前則需要保存，因此，在法律上僅有記賬義務的賬簿同樣具有設置及保存的義務。
二、 電子賬簿保存法
電子賬簿保存法全稱為「關於使用電子計算機編制的國稅相關賬簿資料的保存方法等的特例的法律」，主要規定有：
- 在一定條件下，允許保存義務人僅保存在國稅相關賬簿中，使用電子計算機編制的國稅相關賬簿資料的電磁記錄。
- 所得稅及法人稅的保存義務人通過EDI交易或互聯網完成電子交易時，對於因電子交易傳遞或接收的交易信息（例如在訂單、發票等資料中記載的信息），應使用電磁記錄予以保存。
有關電子賬簿保存法的基本信息，請參考本所的【日本電子賬簿保存法的概要】。
三、 賬簿資料的保存方法
根據電子賬簿保存法第4條、第5條及第7條，有關國稅的賬簿及資料的保存方法如下：
- 賬簿
賬簿包括分項賬、現金出納賬、應收貨款總賬、固定資產台賬、銷售賬、採購賬等等。如保存義務人從始至終使用電子計算機編制賬簿，則應保存由電子計算機導出的紙質賬簿、或原始電子數據、或將電子計算機內儲存的賬簿數據導出記錄的COM（微型膠捲）。如保存義務人使用手寫等方式編制賬簿，則應保存原始紙質數據。
- 資料
資料包括盤點表、資產負債表、損益計算書、訂單、合同書、發票等等。如保存義務人從始至終使用電子計算機編制該等資料，則應保存由電子計算機導出的紙質賬簿、或原始電子數據、或由將電子計算機內儲存的賬簿數據導出記錄的COM。如保存義務人使用手寫等方式編制賬簿，則應保存原始紙質數據或掃描電子檔（有一定的保存條件）。
- 電子交易的交易信息
因電子交易所接收或交付的訂單、合同書、送達確認書、發票、報價單等，保存義務人應保存原始電子數據（有一定的保存條件）。
四、 電子交易
電子賬簿保存法第2條第5號規定，使用電磁記錄接收、交付交易信息的所有交易，不論通信手段如何，均屬於電子交易，例如：
- 電子數據交換（Electronic Data Interchange）交易
- 通過互聯網進行的交易
- 通過電子郵件接收、交付交易信息的交易（包括通過電子郵件的附件）
- 通過在互聯網上開設網站，利用該網站接收、交付交易信息的交易
五、 電磁記錄
電子賬簿保存法第4條第1項、第5條第1項規定，有關國稅相關賬簿的電磁記錄指，依法完成設置及保存、且可以導出成紙質資料的國稅相關賬簿的電磁記錄。因此，只要電磁記錄能符合該法規定，即使在電子計算機中編制了不同種類的電磁記錄，保存義務人只需要任意選擇並保存其中一類電磁記錄即可。
另外，同法第2條第3項指出，電磁記錄並非單純的數據或用於記錄數據的媒體，而是在特定媒體上可使用的、按特定順序可讀取的、處於記錄及保存狀態的數據。
六、 電子計算機
電子賬簿保存法施行規則第2條第2項第2號及第6項第4號規定，設置及保存電磁記錄時，應同步設置用於該電磁記錄的電子計算處理的電子計算機。上述電子計算機，無須一定是編制電磁記錄時使用的電子計算機，只要可用於導出數據等電子計算處理即可。
另外，國稅相關賬簿資料的電磁記錄應保存在各稅法規定的場所。實際中，保存義務人可能會使用信息處理中心或者聘請外部信息處理從業人士處理電磁記錄，該情況下，如位於保存義務人保存賬簿資料的場所的電子計算機，可以與處理電磁記錄的電子計算機通過通信線路實現接續，顯示調取的電磁記錄畫面及迅速導出數據，則視為該電磁記錄保存在相關法律規定的場所。
七、 搜索功能
電子賬簿保存法施行規則相關法條規定，保存義務人的電子賬簿系統應具備搜索功能。該搜索功能可實現從積存的記錄事項中篩選出符合設定條件（日期、金額、交易方等）的記錄事項，並只顯示篩選出的記錄事項，且可以以工整清晰的形式導出，不允許存在無論設定何種條件均無法搜索出的記錄事項。
另外，為確保搜索功能的運用，電子賬簿保存法施行規則第2條相關法條規定，保存義務人應對國稅相關資料的電磁記錄採取具備規則性的命名方法（例如：交易年月日+交易金額+交易對方名稱），或者編制EXCEL表格等索引賬簿，通過EXCEL表格中的篩選功能搜索記錄事項。
八、 出示及提交
根據電子賬簿保存法，電子賬簿的保存義務人應響應有關電磁記錄的出示及提出要求。具體而言，例如稅務署人員依法實施問詢調查，要求保存義務人下載國稅相關資料或電子交易信息的電磁記錄時，保存義務人應在確保搜索功能完善的前提下，出示被要求下載的文件。如果保存義務人未下載所有被要求下載的文件，則視為未響應出示及提出要求。
九、 數據輸入
根據電子賬簿保存法施行規則第2條及第4條，保存義務人在收到國稅相關資料後應在7個工作日內輸入電子計算機，以防止資料篡改。保存義務人在輸入資料時，需要輸入國稅相關資料的正面及背面的所有信息，包括任意印刷物、印字、手寫的文字、數字、記號、符號等，也可以使用掃描機將國稅相關資料掃描成電子賬簿。
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